Vorige week had ik een discussie met een klant over zijn S&OP proces, dat in zijn ogen onvoldoende opleverde. Nuttig, maar de wijzers gingen er niet echt door bewegen en hij kon er zijn vingers niet achter krijgen waarom niet. Het verbazingwekkende was dat we binnen twee minuten de kern van het probleem te pakken hadden en daarom deel ik graag onze discussie:
- Wat is jullie S&OP planningshorizon?
- Ongeveer drie maanden.
- In hoeverre kun je verkoopvolumes binnen drie maanden nog beïnvloeden?
- Niet veel. We kunnen de vraag wel wat vergroten of verkleinen, b.v. met promoties, maar i.h.a. betekent dat dat we volumes naar voren of naar achteren verplaatsen i.p.v. ze echt te beïnvloeden.
- OK. Hoe zit het met het aanpassen van je capaciteit of het beïnvloeden van je productiekosten?
- Binnen drie maanden? Niet echt. We kunnen op korte termijn wel overtijd inplannen, maar dat is aan strikte regels gebonden. Conversiekosten op zo’n korte termijn liggen volledig vast.
- En hoe zit het met Inkoop?
- Inkoopcontracten liggen uiteraard vast, dus het enige wat we kunnen doen is minder of meer afroepen dan afgesproken. Bij veel contracten betekent dat ook hier dat we volumes in de tijd verplaatsen, want we kunnen ze niet echt meer wijzigen.
- Dus alles bij elkaar hebben jullie een meeting over iets wat je niet meer kunt beïnvloeden. Moet je je horizon niet verlengen?
- Goed punt, dat hebben we geprobeerd, maar het probleem is dat we nog niet alle details hebben.
- Details?
- Ja, we hebben alle details nodig voordat we planningsinformatie in ons system kwijt kunnen.
- Dus je systeem heeft de volledige detailinformatie nodig?
- Klopt.
- Wie nog meer?
- …?
- Stelt Verkoop plannen op met een een horizon langer dan drie maanden, b.v. voor portfoliowijzigingen?
- Uiteraard.
- Productie en Inkoop?
- Uiteraard, die moeten wel.
- Zou het dan niet nuttig zijn om te kijken of die plannen op elkaar aansluiten?
- Zeker, maar ons systeem…
- Vergeet je systeem nu eens even! Denk je dat Productie en Inkoop geïnteresseerd zouden zijn om de verkoopplannen als basis te gebruiken voor hun eigen planning?
- Vast wel…
- Zouden ze echt de gedetailleerde productmix nodig hebben om hun capaciteit te plannen en raamcontracten af te sluiten, of zouden volumes niet al voldoende zijn?
- Goede vraag, dat zal wel afhangen van de horizon.
- Gefeliciteerd, je hebt net je eigen probleem opgelost!
- Opgelost?
- We hebben net ontdekt dat de zucht naar detailinformatie, die niemand nodig heeft, je S&OP proces om zeep helpt!
Deze discussie toont een zeer algemeen probleem aan van S&OP implementaties. In veel gevallen halen mensen nauwkeurigheid en detail door elkaar en vergeten ze om te kijken welke beslissingen op welke termijn genomen moeten worden en welke informative daarvoor nodig is.
Is de oplossing dan altijd eenvoudig? Uiteraard niet. Die hangt altijd af van de specifieke behoeften, maar zo gauw je de kern van het probleem hebt gedefinieerd heb je het vaak al voor 90% opgelost. De laatste 10% is bij S&OP vaak meer een kwestie van mindset; méér detail is vaak niet de oplossing, ook al vereist je systeem het wel en hebben veel mensen aanvankelijk ook moeite met het loslaten van de details.