Verlaag de veiligheidsvoorraad met 25% zonder verlies van servicegraad. Dat klinkt als een goede deal. En het kan vrij gemakkelijk gerealiseerd worden door het differentiëren van de servicegraaddoelstelling. Door een hoge servicegraad na te streven van goedkope hardlopers en een lagere servicegraad van dure langzaamlopers, kan gemiddeld een goede servicegraad worden bereikt tegen minimale voorraadkosten. Maar hoe pak je zo’n differentiatie nou het beste aan?
Al is het theoretisch optimaal om per artikel een aparte servicegraad doelstelling te formuleren, afhankelijk van individuele artikelkarakteristieken, in praktijk is dit ondoenlijk en onpraktisch. Het is vele malen handiger om het assortiment in te delen in verschillende klassen en per klasse een servicegraad doelstelling te formuleren. Dit roept de vraag op wat een goede classificatie is.
Voorbeeld van de voordelen van servicegraaddifferentiatie. Door het toestaan van servicegraaddifferentiatie zou de voorraad kunnen dalen van € 28,0m naar € 21,6m, een verschil van bijna 25%.
Waarschijnlijk de meest klassieke vorm van classificatie is de ABC-analyse. In de meest oorspronkelijke vorm wordt hierbij het assortiment gerangschikt op omzet (afzet x prijs). Volgens de wet van Pareto, ook bekend als de 80/20-regel, wordt 80% van de omzet behaald met slechts 20% van de artikelen. Vanwege deze relatief hoge omzet worden deze artikelen als belangrijk beschouwd en krijgen ze het label A mee.
De wet van Pareto voorspelt vervolgens dat de volgende 15% van de omzet wordt behaald door de volgende 30% van de artikelen. Deze vormen dan de B-artikelen. Ten slotte, de laatste 5% van de omzet wordt behaald door de overgebleven helft van het assortiment. Deze staart levert dus maar een beperkte bijdrage aan de omzet. De bijbehorende artikelen worden tot onbelangrijk C-artikel benoemd en staan op veel lijsten om gesaneerd te worden.
Voorbeeld van een Pareto-analyse. De 20% van de artikelen die zorgt voor 80% van de omzet zijn de A-artikelen, de volgende 30% die zorgt voor 15% van de omzet zijn de B-artikelen en de rest vormen de C-artikelen.
Vaak wordt er gelijk een hele santenkraam aan deze ABC-analyse gekoppeld. A-artikelen verdienen meer aandacht bij het forecasten, een hogere servicegraaddoelstelling, mogen vaker worden besteld, en ga zo maar door. De ABC-analyse is echter geen goede methode om de servicegraaddoelstelling op te baseren.
Immers, een hardlopend artikel kan gemakkelijk een C-artikel zijn als de verkoopprijs relatief laag is. Terwijl de klant voor zo’n artikel een hoge service verwacht en eist, en deze hoge servicegraad ook vrij voordelig gerealiseerd kan worden. Omgekeerd kan een langzaamloper een A-artikel zijn omdat het vrij duur is. Zo’n artikel kost juist relatief veel om op voorraad te houden.
Om dit het hoofd te bieden wordt soms de tweezijdige ABC-analyse toegepast, ook wel de ABC/XYZ-analyse genoemd. Hierbij wordt niet alleen gekeken naar de omzet maar tegelijkertijd naar een tweede criterium, bijvoorbeeld de afzet of het aantal orderregels. Dit resulteert in een 3×3-matrix waarbij per vakje een servicegraaddoelstelling kan worden vastgesteld.
Voorbeeld van een ABC/XYZ-analyse. De AX-artikelen, de artikelen met de hoogste omzet en de meeste orderregels krijgen de hoogste servicegraad. De CZ-artikelen, de artikelen met de laagste omzet en het minst aantal orderregels, de laagste.
Door de juiste criteria te gebruiken, kan veel worden bespaard. In wezen zijn er twee zaken van belang:
Het antwoord op de eerste vraag is bijvoorbeeld het aantal orderregels. Een snelloper heeft een grotere impact op de totale servicegraad dan een langzaamloper. Als de servicegraad in stuks gemeten wordt en niet op orderregels, dan is ook afzet een goed criterium.
Het antwoord op de tweede vraag is afhankelijk van alle factoren die normaliter van invloed zijn op de veiligheidsvoorraad, namelijk de vraagonzekerheid, de levertijd en de aanleveronzekerheid. Ook de prijs van het artikel is van belang en de bestelgrootte kan een rol spelen. Door deze factoren samen te nemen kun je komen tot een “voorraadfactor”. Hoe hoger deze voorraadfactor, hoe duurder het is om met dat artikel een bepaalde servicegraad na te streven.
Voorbeeld van een aangepaste analyse. De artikelen met de laagste voorraadfactor en het hoogst aantal orderregels krijgen de hoogste servicegraad toegewezen. De artikelen met de hoogste voorraadfactor en het laagst aantal orderregels krijgen de laagste servicegraad.
Zo vormt zich opnieuw een 3×3-matrix, maar nu op grond van de factoren die de servicegraad en voorraadkosten beïnvloeden. Het toepassen van deze systematiek laat zien dat op deze manier een besparing van 25% gerealiseerd kan worden op de veiligheidsvoorraad ten opzichte van een klassieke ABC/XYZ-analyse. Zonder verlies van servicegraad.
