Het idee achter het IBP-evenement van Involvation was om een interactieve workshop te organiseren met een kleine groep S&OP-IBP-professionals. Kort nadat de registratie startte werd duidelijk dat ons kantoorpand niet groot genoeg zou zijn, wat maar weer eens aangeeft dat IBP bij veel bedrijven hoog op de agenda staat!
IBP bij FrieslandCampina
S&OP is een effectief proces om de supply chain te optimaliseren, klantorders tijdig te voldoen en ervoor te zorgen dat vraag en aanbod altijd in evenwicht zijn. “Essentieel voor elk bedrijf, zeker voor FrieslandCampina, waar de 9,4 miljard kg melk die de leden jaarlijks produceren verwerkt en verkocht moet worden”, legt Hans van der Drift, partner bij Involvation, uit.
In 2022 startte FrieslandCampina een traject om het S&OP-proces te transformeren naar Integrated Business planning (IBP). Het initiatief begon met een analyse van de beoogde voordelen. Essentieel, aldus van der Drift, omdat IBP een middel is om een doel te bereiken en geen doel op zich. De hamvraag is hoe het bedrijf zal profiteren van deze transformatie.
Het idee achter IBP is om het S&OP-proces financieel te maken, zodat op basis van financiële cijfers afwegingen kunnen worden gemaakt. “Als je alleen naar volumegegevens kijkt, is het onwaarschijnlijk dat je optimale financiële resultaten behaalt. Door de financiële impact expliciet te maken, b.v. in scenario’s, kun je de opties selecteren met de hoogste marge of zelfs EBIT”.
Verandermanagement met een glimlach
Het tweede deel van de presentatie werd gedaan door Teun Veldhuizen, associate consultant bij Involvation. In deze fase moest eerst het bestaande S&OP-proces in lijn worden gebracht met de gewijzigde organisatiestructuur. Een tweede belangrijke uitdaging was de synchronisatie van S&OP met de financiële planningscyclus.
Voor FrieslandCampina is de grootste toegevoegde waarde van het nieuwe proces de betere valorisatie van de ledenmelk. In het IBP-proces wordt de melk optimaal toegewezen aan de businessgroepen en productcategorieën, waardoor de winst van het totale bedrijf wordt geoptimaliseerd.
Het meest indrukwekkende deel van Veldhuizens presentatie ging over verandermanagement. De ondersteuning van Sr. Mgt voor het project was uitstekend, waaronder de CEO die een grote rol speelde in een intern webinar om het belang van IBP voor het bedrijf te benadrukken. Ook werd op initiatief van Veldhuizen een bureau ingehuurd om een zeer visuele interne campagne vorm te geven, met grappige stereotypen en pakkende posters. Deze originele verandermanagementaanpak was zeer effectief in het wegnemen van eventuele weerstand en het betrekken van alle belangrijke stakeholders.
Een laatste belangrijke succesfactor was de beslissing om lokalisatie van het proces toe te staan, zodat de verschillende product- en marktkenmerken tot uiting konden komen: creëer een proces dat geschikt is voor het beoogde doel, door de juiste balans te vinden tussen globale standaardisatie en het voldoen aan lokale eisen.
Werksessie
Het laatste onderdeel van het evenement was een werksessie en een interactieve discussie over het “waarom – hoe – wat” van IBP. Hieruit bleek dat de volwassenheidsniveaus aanzienlijk variëren tussen de deelnemers, van operationele S&OP tot niveau 3-4 IBP-processen in verschillende bedrijven. Maar ondanks deze verschillen in startposities was er consensus over de stip op de horizon; IBP als raamwerk, en daarbinnen het proces bedrijfsspecifiek inrichten!
