Meer dan 15 jaar geleden startte Heineken een ambitieus wereldwijd programma om Sales & Operations Planning (S&OP) te implementeren en stapsgewijs verder te professionaliseren. Wat begon als een basisproces is inmiddels uitgegroeid tot een geavanceerd planningsmodel, met onder andere een Europees S&OP-hub en het recente programma ‘Connected Forecasting’. Hiermee worden financiële plannen gekoppeld aan dezelfde volumes en aannames als in S&OP.
Actief onderhoud
Ondanks sterke programma’s, een stevige focus op change management en ervaren S&OP-managers in de lokale operaties, bleek het behoud van een kwalitatief hoogstaand proces niet vanzelfsprekend. Nieuwe prioriteiten en personeelswisselingen konden het effect ondermijnen, wat onder andere zichtbaar werd in de uitkomsten van self-assessments. Dit was voor Lars Ponsen, Global IBP Lead bij Heineken, aanleiding om een ondersteuningsprogramma op te zetten dat helpt een mature en effectief S&OP-proces structureel te behouden. Involvation werd geselecteerd als partner voor de definitie en uitvoering van dit programma.
Interventies op basis van triggers
Met 70 opererende bedrijven en verkoop in 190 landen stond het wereldwijde S&OP-team, bestaande uit slechts twee personen, voor een flinke uitdaging. Zeker omdat zij ook het ‘Connected Forecasting’ programma aanstuurden. Daarom moesten interventies doelgericht en efficiënt zijn, met scherpe prioritering.
Vijf triggers voor interventie werden gedefinieerd:
- Lage individuele S&OP-kennis
- Lage S&OP-volwassenheid binnen een operating company (opco)
- Ondermaatse KPI-prestaties
- Nieuwe S&OP-medewerkers
- Updates in het S&OP-proces
De prioritering van opco’s gebeurt op basis van zelfevaluaties gecombineerd met KPI-uitkomsten.
Vierdelig programma
Het ondersteuningsprogramma bestaat uit vier componenten:
- Heineken S&OP Standards 2025
Standaardisatie van processen en verwachtingen richting 2025. - E-learning
Zelfgestuurde leertrajecten gericht op S&OP-basiskennis, afgestemd per functie. - Opco Deep Dive
- Inhoud afgestemd op de specifieke behoeften van de betreffende opco.
- Gebaseerd op een set gestandaardiseerde bouwstenen.
- Focusgebieden vooraf afgestemd.
- Drie dagen on-site workshops met alle S&OP-stakeholders.
- Resultaat: presentatie aan het MT met een SWOT-analyse en de top vijf concrete verbeteracties.
- Nazorgtraject: coaching om de implementatie van acties te borgen.
- S&OP Masterclass
Periodieke, intensieve workshops gecombineerd met online coaching.
Reflectie
Het programma bevindt zich medio 2025 nog in een vroeg stadium, maar levert al zichtbare voordelen en waardevolle inzichten op. De belangrijkste les: deze verandering is fundamenteel en vereist tijd. Succes is alleen mogelijk met volledige betrokkenheid van het Management Team, dat het goede voorbeeld geeft en als ambassadeur optreedt. Het principe "think big, act small", in combinatie met een eenvoudige PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act), vormt een essentieel principe.
De Deep Dive-workshops zijn intensief, maar vergen nog steeds inzet van de lokale organisatie om daadwerkelijk verbeteringen door te voeren. Cruciaal daarbij zijn volledige steun van het lokale MT en een krachtige S&OP-manager ter plaatse. Voor de opco’s waar dit niet aanwezig is, zullen extra intensieve interventies nodig zijn.
