Afgelopen voorjaar liep ik mijn eerste marathon, in Rotterdam. Mijn doel was vooral om hem helemaal uit te lopen, zonder specifiek doel voor mijn eindtijd. In mijn werk ben ik veel bezig met het implementeren van Sales & Operations Planning (S&OP) processen. Ook daar geldt dat het vooral gaat het om een goede implementatie, en niet zozeer om een zo snel mogelijke implementatie. En er zijn veel meer parallellen te trekken! Beide vereisen grondige voorbereiding, toewijding, en een systematische aanpak om succesvol te zijn. Hier zijn enkele overeenkomsten:
1. Grondige voorbereiding
Marathon: Om een marathon succesvol te kunnen lopen zal allereerst een goed trainingsschema opgezet moeten worden. Naast verschillende trainingsvormen is hierin ook aandacht voor voeding en rust nodig.
S&OP Implementatie: Voordat met de implementatie van een S&OP proces begonnen wordt is het nodig de bedrijfsdoelen goed te begrijpen, de juiste mensen in het project te betrekken en vooral om draagvlak in het bedrijf te creëren.
2. Langetermijn visie
Marathon: Het lopen van een marathon is een lange-termijn doel dat niet van de ene op de andere dag bereikt kan worden. Het vergt voortdurende inspanning en geduld. Ook als het slecht weer is moet er getraind worden, en anderzijds bij dreigende blessures moet rust genomen worden. Hoe tegenstrijdig dat op de korte termijn ook lijkt, het is noodzakelijk voor het lange termijn doel.
S&OP Implementatie: Het implementeren van een S&OP proces is ook een lange termijn project dat consistente inzet en aanpassingen vergt om effectief te worden en blijvende resultaten te behalen. Ook hier treden tegenslagen op, zoals lage beschikbaarheid van mensen, die overwonnen moeten worden door telkens weer het belang van het S&OP proces onder ogen te brengen, En tegelijkertijd realistisch te zijn in de snelheid waarop een organisatie een dergelijke verandering aan kan.
3. Stapsgewijze aanpak
Marathon: De eerste weken van het trainingsschema zijn de afstanden nog relatief kort. Week na week wordt de afstand uitgebouwd, en de intensiteit opgevoerd zodat het lichaam zich hieraan kan aanpassen.
S&OP Implementatie: Bij Involvation zien we de implementatie van een S&OP als een reis: begin met een simpele invulling van het proces, en voer maand na maand verbeteringen en uitbreidingen door. Iedere maand wordt het proces geëvalueerd en verbeterd, in het tempo dat de organisatie aan kan.
4. Data en feedback
Marathon: Professionele hardlopers gebruiken ongelofelijk veel data van hun trainingen (zoals snelheid, afstand, paslengte, vermogen en hartslag) om hun voortgang te monitoren en hun trainingsplan aan te passen. Zelf beperkte ik mij tot bijhouden van mijn hartslag tijdens de trainingen om de juiste intensiteit per training te lopen.
S&OP Implementatie: In een S&OP proces is het van groot belang om te meten hoe goed de plannen zijn. Te beginnen met een goede forecast van de verkopen, maar ook van de beschikbare capaciteit in de productie, en de verwachte output. Door plan en realisatie regelmatig te vergelijken en de oorzaken van de verschillen te bepalen, kunnen in een volgende cyclus de planen daarop aangepast worden.
5. Overwinnen van obstakels
Marathon: In de trainingsperiode zijn de grootste obstakels voor een hardloper de blessures. Fysiotherapie en rust zullen helpen om ze te overwinnen. Tijdens de race zelf is de man met de hamer meestal het grootste obstakel: na zo’n 35 kilometer is het kaarsje op en moet je toch door. Wilskracht en steun van anderen (zie ook hierna) is dan onontbeerlijk.
S&OP Implementatie: Bedrijven kunnen tijdens de implementatie van S&OP te maken krijgen met organisatorische weerstand, beperkte beschikbaarheid, onjuiste of volledige data, gebrekkige IT-ondersteuning enz. Naast wilskracht om deze hindernissen te overwinnen is het van belang om in kleine stapjes te blijven verbeteren, en oog te houden voor wat de organisatie aan kan.
6. Teamondersteuning en samenwerking
Marathon: 
In de voorbereiding is het fijn als je je gesteund weet door je omgeving. Voor professionele hardlopers geldt dat zij een heel team, van fysiotherapeuten tot diëtisten om zich heen hebben. Je loopt de marathon als individu, maar zeker in Rotterdam loop je hem niet alleen. Tienduizenden mensen langs de kant moedigen je aan en zorgen ervoor dat je niet stopt. Lee Towers heeft echt al die jaren gelijk gehad: You’ll never walk alone!
S&OP Implementatie: Het succes van S&OP hangt sterk af van de samenwerking tussen verschillende afdelingen zoals verkoop, productie, financiën, en logistiek. De Supply Chain management afdeling is vaak wel de trekker en organisator van het proces, maar zonder de inzet en bijdrage van andere afdelingen gaat het proces niet werken.
7. Succes vieren
Marathon: Als je dan eindelijk die finish hebt gehaald, en de medaille om je nek gehangen wordt (omdat je te moe bent om hem zelf over je hoofd te trekken), dan bekruipt een gevoel van trots en persoonlijke voldoening. Bloemen van supporters en felicitaties van vrienden en collega’s maken het feest achteraf compleet.
S&OP Implementatie: De grootste beloning voor een succesvolle implantatie is natuurlijk dat er betere besluiten genomen worden en dat er minder crisismanagement nodig is. Maar daarnaast zou er naar mijn mening tijdens het implementatieproces meer aandacht voor het vieren van successen mogen zijn. Er wordt veel van mensen gevraagd. Een kleine viering op zijn tijd maakt dat mensen zich gezien voelen en gemotiveerd zullen blijven.
Conclusie
Zowel een marathon als een S&OP proces vergt dus een grondige voorbereiding, ijzeren discipline, de juiste data en interdisciplinaire samenwerking. Maar met veel doorzettingsvermogen blijkt bij beiden ook de smaak van de overwinning zoet te smaken.
Beiden geven veel voldoening en resultaat als je alle stappen goed dóór loopt respectievelijk goed doorloopt.
