Effectieve samenwerking binnen de supply chain levert veel gegevens en informatie op, de basis voor je besluitvorming. Maar hoe kun je de relevante informatie optimaal benutten voor het maken van de juiste afwegingen – vooral in de ‘VUCA-wereld’ van vandaag? De sleutel hierbij is het implementeren van een IBP-Proces dat de veerkracht vergroot door het integreren van het financiële aspect in je multidisciplinaire planningscyclus.
Zoals besproken in mijn eerdere blogs, kun je veerkracht van de supply chain benaderen vanuit meerdere invalshoeken, zoals het opnieuw onder de loep nemen van het ontwerp van je supply chain of het optimaliseren van je flexibiliteit zodat je sneller kunt reageren op een veranderende vraag. Zelf ben ik echter van mening dat, in de context van de volatiele, onzekere, complexe en onduidelijke (VUCA) wereld van vandaag, vooral het verbeteren van samenwerking belangrijk is. Dit vormt de basis van een meer dynamische benadering van risicobeheer omdat je zo iedere kleine verandering in zowel vraag als aanbod kunt opmerken en op tijd de noodzakelijke maatregelen kunt nemen. Maar wat is een ‘noodzakelijke maatregel’? Hoe kun je alle informatie optimaal benutten bij het nemen van effectieve beslissingen die je zakelijke successen op de lange termijn ondersteunen?
Integrated Business Planning, een effectief operationeel raamwerk
Misschien werkt je bedrijf al met een Sales & Operations Execution (S&OE) cyclus, of een meer tactische Sales & Operations Planning (S&OP) cyclus. Om de bedrijfsstrategie te ondersteunen en voor echte veerkracht moet je echter ook de invloed van iedere afweging op het bedrijfsresultaat kunnen bepalen. Het goede nieuws is dat het Integrated Business Planning (IBP) proces hiervoor een bijzonder effectief operationeel raamwerk biedt. Zoals blijkt uit de ‘I’ van IBP integreert dit proces het financiële aspect in de besluitvormingscyclus op basis van dezelfde gegevens en aannames: de ‘one set of numbers’ benadering.
Het resultaat is een cross-functioneel raamwerk voor het nemen van beslissingen dat ook rekening houdt met de financiële prestaties van het bedrijf op de lange termijn. Zo opereer je, zelfs wanneer je wordt omgeven door onzekerheid, flexibel genoeg, met voldoende aanpassingsvermogen, voor het nemen van corrigerende maatregelen op basis van de juiste afwegingen, zonder hierbij de doelstellingen voor de lange termijn uit het oog te verliezen.
Solide IBP-proces voor het omgaan met onzekerheid
Ik heb tijdens de coronapandemie genoeg voorbeelden gezien van hoe een solide IBP-proces bedrijven hielp bij de omgang met de hierdoor ontstane onzekerheid. Bij één bedrijf wilde de financieel directeur bijvoorbeeld het voorraadniveau afschalen om kosten te besparen en werkkapitaal vrij te maken, terwijl zijn supply chain-collega’s graag wilden blijven investeren in voorraden. Het IBP-proces maakte de juiste handelswijze inzichtelijk; door een buffer op te bouwen en de leveringsbetrouwbaarheid te maximaliseren, kwam het bedrijf sterker uit de crisis. Een andere klant - een snoepfabrikant uit België – implementeerde IBP in 2019. Onlangs vertelde men mij dat dit instrumenteel was gebleken bij het overleven van de corona-uitbraak. Zonder IBP was het veel lastiger geweest om te anticiperen op de omstandigheden, de voorraadniveaus te beheren en de juiste beslissing te nemen wat wel (of niet) te produceren. Met name het werken met scenario’s en het managen van aannames helpt bij het opstellen van een effectief en efficiënt besluitvormingsproces – zelfs in tijden van grote onzekerheid.
“Zelfs wanneer je wordt omgeven door onzekerheid kun je corrigerende maatregelen op de korte termijn nemen op basis van de juiste afwegingen zonder dat je hierbij de doelstellingen voor de lange termijn uit het oog verliest.”
Het balanceren van conflicterende belangen
Moet je bijvoorbeeld je productieactiviteiten op- of afschalen? Moet je het voorraadniveau verlagen of juist voorraad opbouwen? En moet je het personeelsbestand afschalen, nieuwe medewerkers aannemen of moeten bestaande medewerkers zich laten omscholen? Het nemen van zakelijke beslissingen betekent vaak het afwegen van conflicterende belangen, waardoor het moeilijk kan zijn te weten wat te doen - vooral in tijden van crisis. Om die reden moet je de potentiële consequenties inschatten voor alle disciplines.
Sterker uit de volgende crisis met supply chain resilience
In een notendop biedt het IBP-proces dus de noodzakelijke transparantie op het gebied van niet alleen de operationele, maar ook de tactische impact van iedere verandering, waardoor je effectieve en efficiënte beslissingen kunt nemen gebaseerd op afwegingen. Maar naast het betrekken van de interne partijen - sales, marketing, productie, supply chain en financiën – moet het ook worden bekeken vanuit het bredere perspectief van het gehele ecosysteem: leveranciers en andere relevante partners als investeerders. Ook zij kunnen een rol spelen bij de afwegingen je maakt bij zaken als zweepslageffecten, cashflow en financiële middelen voor investeringen in extra capaciteit of inventaris.
Als je meer wilt weten over het maken van de juiste afwegingen voor het vergroten van de veerkracht van je supply chain door implementatie van IBP of op andere wijze, download onze whitepaper.
Lees meer blogs over resilience:
- Waarom échte veerkracht een verandering van lifestyle vereist
- Hoe kan digital supply chain planning werkelijk de veerkracht van je organisatie versterken?
- Waarom een resilient supply chain de volgende stap is in risicobeheer
