Stijging gasprijzen: anticiperen in een veranderende omgeving

Nieuwssites raken niet uitgepraat over de ongekende prijsstijgingen voor energie. De consument zal het komende jaar mogelijk 50% meer gaan betalen voor de gas en elektriciteit. In het bedrijfsleven worden de gevolgen ook al duidelijk: een aantal producenten van onder meer kunstmest en aluminium hebben de productie teruggeschroefd omdat de kosten van energie simpelweg te hoog worden. Deze ‘plotselinge energiecrisis’ is een typisch voorbeeld waarbij ontwikkelingen ineens een grotere impact kunnen hebben. De vraag is: hadden we dit kunnen zien aankomen en had paniek voorkomen kunnen worden? 

 

Anticiperen in een veranderende en onzekere omgeving 

In tijden van grote onzekerheid en schommelingen in vraag en aanbod is het voor elke organisatie lastig om op juiste wijze te reageren en te anticiperen. Met name omdat we vooral zijn ingesteld op efficiënte voortbrengingsketens en focussen op kostenbeheersing. Logisch en werkbaar in een voorspelbare en stabiele omgeving. Elke organisatie weet inmiddels ook dat het belangrijk is om gewapend te zijn tegen onvoorziene verstoringen. Om wendbaarder te zijn en beter te kunnen anticiperen op een veranderende en onzekere omgeving. Oftewel: resilient zijn. De volgende drie zaken spelen daarbij een cruciale rol: 

  1. Relevante informatie ter beschikking hebben
  2. Juiste afwegingen maken 
  3. Effectieve en efficiënte besluitvorming 

Relevante informatie is cruciaal 

Om aan de slag te gaan met resilience in de organisatie is het allereerst is van belang de juiste informatie op orde te hebben én op de tafel te krijgen. Deze kan verkregen worden uit eigen bronnen, systemen en statistieken. Bij veel organisaties lijkt het soms een mission impossible: het afstemmen en integraal bekijken van data van verschillende functies, afdelingen en regio’s.  

In een sterk veranderende wereld is traditionele data- en informatievergaring binnen de eigen muren echter niet genoeg. Ook inzicht in externe ontwikkelingen, trends en risico’s bij klanten, concurrenten, leveranciers en partners zijn cruciaal. Zorg hierbij voor de juiste intelligence waarbij tijdig signalen worden opvangen van mogelijke verstoringen, met een inschatting van kans van optreden, mogelijke implicaties en timings. Dit worden ook wel de early warning systems genoemd en zijn cruciaal om tijdig te kunnen reageren en anticiperen. Dit vergt inzicht en kennis van de keten waarin je acteert, weten welke rol en positie je daarin hebt en het bouwen en onderhouden van de juiste coalities en partnerships. 

 

De afweging van trade-offs

Naast tijdig de relevante informatie op tafel krijgen, is het maken van trade-off beslissingen cruciaalDenk bijvoorbeeld aan het wel of niet investeren in voorraden, productie op- of afschalen en personeel wel of niet opleiden of aannemen. Allemaal besluiten waarvoor de effecten voor verschillende functies, afdelingen of regio’s ook afgewogen moeten worden. Zo zal de afdeling finance in tijden van crisis wellicht op reductie van kosten en werkkapitaal focussen, terwijl supply chain het verstandig vindt om een buffer op te bouwen en wil investeren in voorraden. Besluitvorming gaat eigenlijk altijd om het maken van trade-off beslissingen, zeker in tijden van onzekerheid. 

 

Effectieve en efficiënte besluitvorming 

Integrale besluitvorming is vaak een hele uitdaging in complex georganiseerde organisaties en ketens. Het effectief en efficiënt organiseren van deze besluitvorming is een voorwaarde voor succes.  

Om als organisatie resilient te kunnen zijn is het belangrijk om continu de juiste besluiten te nemen welke gericht zijn op de korte termijn (operationeel niveau) en middellange termijn (tactisch niveau). Op korte termijn om de organisatie door de crisis te leiden, vaak ligt hier ook de directe focus. Besluitvorming gericht op de middellange termijn is vaak lastiger voor organisaties. Door het nemen van de juiste tactische beslissingen kan de organisatie veel sterker uit een crisis komen en vaak zelfs een enorme voorsprong op de concurrentie behalen. Bijvoorbeeld door tijdens een crisis wel te kunnen blijven leveren en marktaandeel te vergaren, terwijl concurrentie problemen ervaart met leveringen.  

 

Resilience opnemen in Sales & Operations Planning (S&OP) 

Organisaties waar resilience is ingebouwd in het planning- en besluitvormingsproces zijn over het algemeen veel beter in staat om te anticiperen op tijden van onzekerheid en op vraag- en aanbod schommelingen. Anno 2021 is het eigenlijk een must om wendbaarder te zijn en is het verstandig om resilience in te bouwen in de planning en besturing van de organisatie. Dit kan optimaal binnen het Sales & Operations Planning (S&OP) proces.  

Het S&OP-proces is een krachtig instrument voor de verbetering van supply chain en de borging van resilience binnen de organisatie. Een instrument dat bijdraagt aan het behalen van bedrijfsdoelstellingen, ook in een veranderende en onzekere omgeving. 

Terug naar de energiecrisis: had deze voorkomen kunnen worden met de juiste informatie en besluitvorming? Lastig te beantwoorden. De vraag is of de juiste informatie bij de juiste personen op tafel heeft gelegen om de juiste afwegingen te maken. En wellicht werden gasvoorraden dan al eerder opgebouwd en vraag en aanbod beter op elkaar afgestemd met een goed georganiseerd besluitvormingsproces.  

 

Lees hier meer over S&OP en Involvation

Lees hier over S&OP projecten en uitdagingen bij andere organisaties

 

If you always do what you always did, you will always get what you always got
Read
Albert Einstein